conform art. 13 AVG


Gegevensbescherming is voor ons van groot belang. In overeenstemming met de vereisten van de Europese verordening gegevensbescherming (AVG) en de federale wet op de gegevensbescherming (Wet op de Gegevensbescherming) informeren wij onze zakelijke partners hieronder over hoe wij uw persoonlijke gegevens bij HIWIN verzamelen, opslaan en verwerken en op welke rechten u aanspraak kunt maken. Onder zakenpartners verstaan wij onze contactpersonen bij potentiële klanten, opdrachtgevers, verkooppartners, leveranciers en algemene partners; hierna gezamenlijk aangeduid als "zakenpartners".

Dit Privacybeleid voor alle aangeboden producten en diensten geldt voor alle bij HIWIN aangesloten ondernemingen (zie punt 6). Diensten en aanbiedingen die hun eigen Privacybeleid publiek maken, zijn uitgesloten.

Deze Verklaring inzake Gegevensbescherming geldt als aanvulling op onze bestaande algemene Verklaring inzake Gegevensbescherming, waarin u concrete informatie krijgt over de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken in het kader van het bezoeken van websites of andere specifieke onderwerpen.


1. Verantwoordelijke en functionaris voor gegevensbescherming

Verantwoordelijke (hierna kortweg "Onderneming" genoemd) voor de verwerking van uw persoonsgegevens:

HIWIN GmbH
Brücklesbünd 1
77654 Offenburg, Duitsland
Telefoon: +49 (0)781 93278 0
E-mail: info@hiwin.de

U kunt onze functionaris voor gegevensbescherming per post of via e-mail bereiken op het volgende adres:

Christoph Boser
E-mail: datenschutz@hiwin.de
Tel: 0781 932 78 0​​​​​​​

2. Met welk doel verwerken wij uw gegevens?

In het kader van de samenwerking met zakelijke partners verwerkt HIWIN persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

•    Het aangaan of uitvoeren van een contractuele relatie of de uitvoering van maatregelen voorafgaand aan de overeenkomst;
•    Communicatie met zakenpartners over producten, diensten en projecten, bijv. om vragen en orders van de zakenpartner te verwerken;
•    Planning, uitvoering en beheer van de (contractuele) zakelijke relatie tussen HIWIN en de zakelijke partner, bijv. om orders voor producten en diensten te verwerken, betalingen te innen, voor boekhoudkundige, facturerings- en incassodoeleinden en om leveringen, onderhoudswerkzaamheden of reparaties uit te voeren;
•    Het handhaven van de veiligheid van onze producten en diensten en onze websites en het beschermen hiervan,
•    Het naleven van wettelijke voorschriften (bijv. fiscale en handelsrechtelijke bewaarverplichtingen), bestaande verplichtingen om compliance-screenings uit te voeren (ter voorkoming van witteboordencriminaliteit of het witwassen van geld) en om te voldoen aan de richtlijnen van HIWIN en industrienormen;
•    Het voorkomen en opsporen van veiligheidsrisico's, frauduleuze activiteiten of andere criminele of schadelijke activiteiten;
•    Het beslechten van juridische geschillen, het afdwingen van bestaande overeenkomsten en het doen gelden, uitoefenen en verdedigen van rechtsvorderingen.

3. Op welke rechtsgrondslag verwerken wij uw gegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de bepalingen van de Europese verordening gegevensbescherming (AVG) en de federale wet inzake gegevensbescherming (nieuwe AVG). Voor zover dit noodzakelijk is voor de totstandkoming van een overeenkomst, de uitvoering van een overeenkomst, de nakoming van een overeenkomst alsmede voor de uitvoering van maatregelen voorafgaand aan afsluiting van de overeenkomst, is de verwerking rechtmatig overeenkomstig artikel 6, lid 1, onder b), AVG.

Indien u ons uitdrukkelijk toestemming geeft om persoonsgegevens voor specifieke doeleinden te verwerken (bijv. doorgifte aan derden, evaluatie voor marketingdoeleinden of reclame), wordt de rechtmatigheid van deze verwerking gegeven op basis van uw toestemming in overeenstemming met artikel 6, lid 1, onder a), van de AVG. Een gegeven toestemming kan te allen tijde worden herroepen, met werking voor de toekomst.

Indien nodig en wettelijk toegestaan, verwerken wij uw gegevens buiten de eigenlijke contractuele doeleinden om voor het nakomen van wettelijke verplichtingen in overeenstemming met artikel 6 (1), letter c AVG. Bovendien kan de verwerking worden uitgevoerd om de legitieme belangen van ons of van derden te beschermen in overeenstemming met artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG. Indien nodig zullen wij u afzonderlijk informeren, met vermelding van het rechtmatige belang, voor zover dit wettelijk vereist is.


4. Welke informatie en persoonsgegevens verwerken wij van u:

Voor de bovengenoemde doeleinden kan HIWIN de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

•    Contactgegevens, zoals voor- en achternaam, zakelijk adres, zakelijk telefoonnummer, zakelijk mobiel nummer, zakelijk faxnummer, en zakelijk e-mailadres;
•    Betalingsgegevens, zoals informatie die nodig is om betalingstransacties te verwerken of fraude te voorkomen, met inbegrip van creditcardinformatie en creditcardcontrolenummers in het geval van betalingen met creditcard;
•    Informatie waarvan de verwerking noodzakelijk is in het kader van een project of de totstandkoming, uitvoering en afwikkeling van een overeenkomst met HIWIN;
•    Verdere informatie die vrijwillig aan ons wordt verstrekt door onze contactpersonen, zoals andere projectdeelnemers, interne en externe contactpersonen of speciale uitvoeringsverzoeken
•    Tot op heden gekochte producten of diensten en hun geschiedenis
•    Informatie verzameld uit publiek toegankelijke bronnen, informatiedatabases of kredietbureaus;
•    Voor zover nodig in het kader van compliance screenings: Informatie over relevante juridische procedures en andere juridische geschillen waarbij zakenpartners zijn betrokken.

5. Wie ontvangt uw gegevens?

Wij geven uw persoonsgegevens binnen onze onderneming alleen door aan die entiteiten en personen die deze gegevens nodig hebben om te voldoen aan contractuele en wettelijke verplichtingen of aan entiteiten en personen voor de uitvoering in het geval van verwerking in het kader van ons legitiem belang in overeenstemming met artikel 6, lid 1, letter f AVG.

Wij maken ook gebruik van dienstverleners om uw persoonsgegevens te verwerken; bijvoorbeeld om onze softwareprogramma's en IT-infrastructuur te onderhouden of om ons te beschermen tegen cybercriminaliteit. Uw persoonsgegevens zullen ook worden doorgegeven aan overeenkomstige derden in onze naam en door hen worden verwerkt. Dit gebeurt in overeenstemming met instructies op basis van overeenkomsten voor orderverwerking overeenkomstig artikel 28 AVG. Daarbij zorgen wij ervoor dat de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt in overeenstemming met de bepalingen van de AVG en dat uw gegevens worden beschermd en verwerkt in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming. Tot de categorieën van ontvangers behoren bijvoorbeeld bedrijven die ons ondersteunen op de volgende gebieden: IT-diensten, bescherming tegen cybercriminaliteit, gegevensopslag en -koppeling, marketing, marktonderzoek, verwerking van betalingstransacties, bij de levering van producten en diensten, online-marketing, het houden van beurzen en evenementen, verzendlogistiek, alsmede naleving van de compliancevoorschriften en wettelijke voorschriften (bijv. vergelijking met antiterrorismelijsten in het geval van export). Wij delen alleen het minimum aan persoonsgegevens die onze dienstverleners nodig hebben om hun diensten te verlenen.

In bepaalde gevallen delen wij uw persoonsgegevens ook met zakenpartners die onze producten nationaal en internationaal vertegenwoordigen als dealers of distributeurs. Als wij een aanvraag ontvangen en het contact van een bezoeker op beurzen registreren, bijvoorbeeld met zijn verzoek om nadere informatie die qua inhoud, geografie of onderwerp aan een specifieke handelspartner van ons kan worden toegewezen, geven wij de persoonsgegevens door voor verwerking aan deze handelspartner. Onze zakenpartner zal dan contact met u opnemen in plaats van met ons. Als wij persoonsgegevens delen met andere zakenpartners, eisen wij van hen dat zij uw gegevens beschermen en verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. De verwerking en overdracht van gegevens is gebaseerd op artikel 6, lid 1, letter f, AVG. Het legitieme belang ligt in een efficiënte en klantgerichte verkoopstructuur en een optimale klantenondersteuning voor onze producten en diensten. Indien u niet wenst dat uw gegevens worden doorgegeven, kunt u ons dit te allen tijde meedelen en het doorgeven herroepen. Het is echter mogelijk dat wij in dat geval niet in staat zijn uw verzoek of opdracht uit te voeren.

Voor het overige worden gegevens alleen doorgegeven aan ontvangers buiten de onderneming of gelieerde ondernemingen indien dit wettelijk is toegestaan of vereist of indien de doorgifte noodzakelijk is voor de verwerking en dus voor de uitvoering van de overeenkomst. Dit omvat ook de uitvoering van maatregelen voorafgaand aan afsluiting van de overeenkomst die op uw verzoek worden genomen en waarvoor een overdracht aan derden noodzakelijk is voor de uitvoering.

Wij kunnen ook informatie vrijgeven op basis van uw uitdrukkelijke toestemming of indien wij gemachtigd zijn om informatie vrij te geven. Ontvangers van persoonsgegevens kunnen ook overheidsorganen en -instellingen zijn in geval van een wettelijke of officiële verplichting (bijv. openbaar ministerie, politie, toezichthoudende autoriteiten, belastingdienst).

Uw gegevens worden zonder uw uitdrukkelijke toestemming niet aan derden doorgegeven, bijvoorbeeld voor reclamedoeleinden.


6. Doorgifte van persoonsgegevens aan gelieerde ondernemingen

HIWIN geeft persoonsgegevens door aan andere ondernemingen van de HIWIN-groep of met HIWIN verbonden ondernemingen (hierna de HIWIN-groep genoemd) voor de hierboven vermelde doeleinden, maar alleen als dit noodzakelijk is om de hierboven vermelde doeleinden te bereiken (zie ook punten 2, 3 en 5).

Wij delen alleen het minimum aan persoonsgegevens dat nodig is met andere bedrijven van de HIWIN-groep, bijvoorbeeld om de door u gevraagde producten en diensten te leveren, om onze producten, diensten en dagelijkse activiteiten te beheren en te verbeteren. Ondernemingen van de HIWIN-groep kunnen zich ook buiten de EU en de EER Economische Ruimte (derde landen) bevinden, hier kunnen wettelijk lagere vereisten aan gegevensbescherming worden gesteld dan in de EU. Persoonsgegevens worden alleen doorgegeven aan ontvangers van de HIWIN-groep die zich bevinden in derde landen als zij ofwel standaardcontractbepalingen voor de EU met ons hebben gesloten of bindende bedrijfsvoorschriften op EU-niveau voor gegevensbescherming hebben ingevoerd of - in het geval van ontvangers die in de VS zijn gevestigd - zijn gecertificeerd in het kader van het EU/US Privacy Shield.
Voor nadere informatie kunt u contact opnemen met de in punt 1 genoemde contactpersoon.

De grondslag voor de gegevensverwerking is artikel 6, lid 1, letter b, AVG, dat de verwerking van gegevens voor de uitvoering van een overeenkomst of maatregelen voorafgaand aan afsluiting van de overeenkomst rechtvaardigt, alsmede artikel 6, lid 1, letter f, AVG overeenkomstig de hierboven uiteengezette gerechtvaardigde belangen (zie ook de punten 2, 3 en 5).


7. Doorgifte van gegevens aan een derde land

Een overdracht naar een derde land is niet beoogd


8. Hoe lang worden de gegevens bewaard?

Voor zover nodig, verwerken en bewaren wij uw persoonsgegevens voor de duur van onze zakelijke relatie of voor de uitvoering van contractuele doeleinden. Dit omvat onder meer ook het initiëren en uitvoeren van een overeenkomst. Bovendien zijn wij onderworpen aan diverse opslag- en documentatieverplichtingen, die onder meer voortvloeien uit het Duitse Wetboek van Koophandel (HGB) en het Duitse Belastingwetboek (AO). De daarin voorgeschreven termijnen voor bewaring en/of documentatie belopen twee tot tien jaar, in bepaalde gevallen echter ook tot dertig jaar.

Wij bewaren en gebruiken uw gegevens ook gedurende een redelijke periode nadat u uw bestelling hebt geplaatst, om u op de hoogte te houden van onze diensten en aanbiedingen en om u hierover informatie te sturen. Dit geschiedt op grond van artikel 6, lid 1, letter f, AVG. Verplichte wettelijke bepalingen - met name de bewaartermijnen - blijven hiervan onverlet. Na deze periode verwijderen wij de persoonsgegevens op een veilige wijze. Indien gegevens na deze periode nodig zijn voor analytische, historische of andere legitieme zakelijke doeleinden, zullen wij passende maatregelen nemen om die gegevens te anonimiseren.


9. Kinderen

Ons aanbod is in principe gericht op volwassenen. Personen jonger dan 18 jaar mogen geen persoonsgegevens aan ons verstrekken zonder toestemming van hun ouders of wettelijke voogden.


10. Noodzaak van de verstrekking van persoonsgegevens

Het verstrekken van persoonsgegevens voor de totstandkoming van een overeenkomst, de uitvoering van een overeenkomst en de nakoming van een overeenkomst of voor de uitvoering van maatregelen voorafgaand aan afsluiting van de overeenkomst is over het algemeen noch wettelijk noch contractueel verplicht. U bent derhalve niet verplicht persoonsgegevens te verstrekken. Neemt u echter in acht dat deze zijn meestal noodzakelijk zijn voor het besluit over de sluiting van een overeenkomst, de uitvoering van de overeenkomst of voor maatregelen voorafgaand aan afsluiting van de overeenkomst. Indien u ons geen persoonsgegevens verstrekt, kunnen wij mogelijk geen besluit nemen in het kader van contractuele maatregelen. Wij raden u aan alleen die persoonsgegevens te verstrekken die nodig zijn voor het sluiten van de overeenkomst, de uitvoering van maatregelen voorafgaand aan afsluiting van de overeenkomst.


11.  Geautomatiseerde besluitvorming

Voor de vestiging, totstandbrenging of uitvoering van de zakelijke relatie, alsmede voor maatregelen voorafgaand aan afsluiting van de overeenkomst, maken wij in het algemeen geen gebruik van volledig geautomatiseerde besluitvorming overeenkomstig artikel 22 AVG. Indien wij in individuele gevallen van deze procedures gebruik maken, zullen wij u daarvan afzonderlijk in kennis stellen of uw instemming vragen,
12. Welke rechten heb ik met betrekking tot mijn persoonsgegevens?
U kunt inlichtingen inwinnen over de gegevens die over u zijn opgeslagen op de in punt 1 vermelde adressen. Bovendien kunt u verzoeken om correctie en, onder bepaalde voorwaarden, om verwijdering van uw gegevens. U hebt ook het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken en het recht om de door u verstrekte gegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat.

Recht op bezwaar
Indien wij uw gegevens verwerken om rechtmatige belangen te beschermen, kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking op gronden die verband houden met uw bijzondere situatie. Wij zullen uw persoonsgegevens dan niet langer verwerken, tenzij wij dwingende legitieme gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of de verwerking dient om rechtsvorderingen te doen gelden, uit te oefenen of te verdedigen.

Indien de verwerking van gegevens is gebaseerd op uw toestemming, hebt u het recht uw toestemming voor het gebruik van uw persoonsgegevens te allen tijde in te trekken overeenkomstig artikel 7 AVG. Wij wijzen u erop dat de herroeping alleen voor de toekomst geldt. Verwerkingen die vóór de intrekking hebben plaatsgevonden, blijven hiervan onverlet. Wij wijzen u er tevens op dat wij bepaalde gegevens mogelijk gedurende een bepaalde periode moeten bewaren om te voldoen aan wettelijke vereisten.

In individuele gevallen verwerken wij uw persoonsgegevens met het oog op het voeren van direct marketing. U hebt te allen tijde het recht bezwaar te maken tegen verwerking ten behoeve van dergelijke marketing. Dit geldt ook voor profilering, voor zover deze verband houdt met deze direct-marketing. Indien u bezwaar maakt tegen verwerking met het oog op direct-marketing, zullen wij uw persoonsgegevens niet langer voor deze doeleinden verwerken.

U hebt de mogelijkheid om met een klacht contact op te nemen met onze functionaris voor gegevensbescherming of een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.